Das Wiener Bildungschancen-Budget wird zu Schulbeginn (nachdem die Klassenanzahl feststeht) auf die teilnehmenden Schulen verteilt. Schulen können ihr Kontingent dann in ihrem Login-Bereich einsehen.

Da die Buchung der Angebote direkt zwischen Schule und Anbieter_in läuft und das Schulkontingent immer erst dann aktualisiert wird, wenn die Schule eine Rechnung im System bestätigt, ist es wirklich wichtig, dass die Schule die Übersicht über alle Buchungen und damit verbundenen Kosten behält. Wie, das legt jede Schule für sich selbst fest.

Umsetzungsideen:

Wie? Die Direktion führt eine Liste über alle Angebote, die von Lehrpersonen über die Wiener Bildungschancen gebucht werden. Lehrpersonen müssen sich dazu also mit der Direktion absprechen. Wenn Rechnungen nach Durchführung der Angebote im Login-Bereich der Schule ankommen, bekommt die Direktion eine Benachrichtigung darüber per Mail. Die Direktion gleicht die Rechnung mit ihrer Liste ab und bestätigt sie. Die Lehrpersonen müssen der Direktion ein kurzes Feedback zum durchgeführten Angebot geben, damit die Direktion dieses im Zuge der Rechnungsbestätigen einfügen kann.

Vorteile? Eine Person behält die Übersicht und verwaltet das Schulkontingent.
Es müssen keine Benutzer_innenprofile angelegt werden.

Nachteile? Bei Krankheit/Abwesenheit können Rechnungen nicht bestätigt werden. Auch die Absprache bei der Buchung ist dann nicht möglich/erschwert.

To Do zur Vorbereitung? Die Direktion muss eine Liste anlegen. Hier gibt’s dazu eine Vorlage.

Wie? Der Ablauf ist grundsätzlich wie bei Variante 1, mit dem Unterschied, dass die Direktion eine andere Person (oder auch mehrere) aus der Schule festlegt (z.B. eine Lehrperson oder eine Person im Sekretariat), die das Kontingent verwaltet. Die Direktion erstellt für diese zuständige Person im Login-Bereich ein Benutzer_innenprofil. Achtung: Die zuständige Person bekommt keine Mails, wenn Rechnungen einlangen. Diese Erinnerungsmails gehen weiterhin an die Direktions-Adresse. Daher muss die zuständige Person regelmäßig (1-2 Mal pro Woche) in den Login-Bereich schauen, um die Rechnungsbestätigung abzuwickeln.

Vorteile? Eine Person bzw. wenige Personen behalten die Übersicht und verwalten das Schulkontingent.

Nachteile? Bei Krankheit/Abwesenheit können Rechnungen nicht bestätigt werden. Auch die Absprache bei der Buchung ist dann nicht möglich/erschwert. Bei mehreren Personen ist gute Absprache notwendig.

To Do zur Vorbereitung? Eine Person bzw. wenige Personen, die die Verwaltung des Schulkontingents übernehmen, müssen ausgewählt werden oder sich melden.
Die Direktion muss für diese Person(en) Benutzer_innenprofil(e) erstellen.